De vraag wordt in veel gemeentehuizen gesteld: hoe overleggen we straks? We kunnen immers weer naar kantoor, maar veel mensen willen niet meer (fulltime) terug. Wat betekent dit voor de diverse afdelings- en teamoverleggen? Houden we het bij digitaal? Spreken we af dat iedereen op een bepaald moment op kantoor moet zijn voor overleg? Of kiezen we voor het hybride model?
Hybride overleg geeft daarbij de grootste keuzevrijheid. Het lijkt daarmee in een branche zoals de overheid – veel parttimers en hoogopgeleide medewerkers – de logische optie. Maar deze keuze brengt een aantal uitdagingen met zich mee om overleg succesvol te laten zijn.
De belangrijkste 3 uitdagingen in vrije volgorde:
#1. Een gelijk speelveld creëren tussen analoge en digitale deelnemers
Als zwevend hoofd op een beeldscherm kun je al snel het gevoel hebben dat jouw aanwezigheid van minder belang is dan die van de fysiek aanwezigen. De ‘digitalen’ kunnen daarmee het gevoel hebben meer toeschouwers te worden dan deelnemer. Er zal daarom aandacht moeten zijn voor een juiste opstelling, software en interactiviteit om een gelijk speelveld te creëren.
#2. Technologische problemen onderkennen en oplossen
Je komt niet meer weg met een laptop op de overlegtafel met daarop de digitale deelnemers. Er zal aandacht moeten zijn voor de technologische inrichting van de overlegruimten, zodat iedereen alles goed kan zien en horen. Het doel is om iedereen het gevoel te geven ook daadwerkelijk in de overlegruimte te zijn. Ideeën daarvoor zijn:
– Een groot centraal scherm waarop presentaties e.d. te zien zijn.
– Webcams die de gehele ruimte in beeld brengen.
– Elke digitale deelnemer een plek aan tafel geven door elk persoon op een aparte laptop zichtbaar te maken.
#3. Iedereen betrokken houden
Overleg is vooral succesvol als iedereen meedoet, zich betrokken voelt en de luistertijd zo kort mogelijk is. Dat valt gewoonlijk al niet mee, maar wordt nog moeilijker als een deel op kantoor zit en een deel thuis achter de laptop.
Dat vraagt een goede voorbereiding van de agenda en overlegvorm. Zelf houd ik van een goede afwisseling: bijvoorbeeld door te starten met een icebreaker (interactief), een rondje mededelingen (luistertijd) en vervolgens een brainstorm over een inhoudelijk dilemma (interactief).
In het afgelopen jaar ben ik fan geworden van Miro als digitaal schetsboek voor alle activiteiten. Agenda’s, workflows en brainstorms; eigenlijk kun je daar alles op kwijt. Maar er zijn ook diverse andere mogelijkheden, zoals Butter en Team-Ruimten.
Conclusie:
We zullen moeten nadenken over nieuwe vormen van overleg. De tijd dat we enkel analoog of digitaal overleggen lijkt voorbij. We moeten ons gaan voorbereiden op hybride overleg.
